PUBLIKATIONER

Er dine møder for korte? Nej, vel? Det fleste af os synes tværtimod, at alt for mange møder vi deltager i, er alt for lange. Stor ros til en af Danmarks mest succesfulde topchefer Peder Tuborgh, som sagde stop og reducerede Arla koncernens møder med 50%: ved at nedsætte antallet af møder, antallet af deltagere og mødernes varighed. Baggrunden var måske nok at Tuborgh skulle finde 3 mia. kr. at spare, og at beslutningen blot var et af grebene i værktøjskassen, men ingen tvivl om, at det altid har en positiv effekt på medarbejder engagement, effektivitet i opgaveløsningen, stærkere beslutningskraft og dermed større fremdrift i forretningen. 

DIN HJERNE SIGER NEJ TIL LANGE MØDER

Og hvorfor så det? Fordi vores hjerne ikke kan kapere mere end højst 20 min. koncentration ad gangen. Vores hjerne kan ikke effektivt skifte mellem forskellige temaer og emner uden at miste fokus og forståelse. Alligevel mixer vi lystigt forskellig praktisk info, med planer for hvordan vi ruller noget vi har besluttet ud, med helt nye kreative ideer på samme møde. Men det kan vores hjerne faktisk ikke kapere. Forskning viser også at møder over 20 min. ikke er effektive. Så vi checker simpelthen ud: holder op med at være nærværende, fokusere, forstå, tænke kreativt og være beslutningsdygtige. Så hvorfor holde møde i en time, når vi kun hører efter i 20 min? Det er langt bedre at holde flere korte – og ofte spontane – møder, om samme emne end et timelangt.

VED DU HVOR GODE MØDER I HOLDER?

Kan du huske fra dit seneste møde, hvad alle deltagere der tog ordet sagde? Hvis I ikke kan huske indhold, fokus og vigtigste pointer, spildte I så jeres tid? Kunne den være brugt anderledes?

Når du næste gang går fra et møde, så lav denne lille øvelse: 

Hvordan rater du på en skala fra 1-5 hvor 5 er topkarakter: 

1) Tidsrammen for mødet? 

2) Kvaliteten af mødet? 

3) Fokus under mødet? 

4) Beslutningskraft under mødet? 

5) Evne til at huske vigtigste pointer fra mødet?

HISTORIEN OM DET 9 TIMER LANGE MØDE

Min hovedregel er, at du skal sige nøjagtigt så lidt på et møde, at alle er i stand til at genfortælle, hvad din pointe var. Når mødets deltagere går uden for døren, og møder en kollega der ikke var med til mødet, hvad kan de så huske at genfortælle? 

Min yndlingshistorie om mødegennemslagskraft, handler om en ny direktør som deltog i et 9 timer langt mødeseminar med sine nye medarbejdere, i en international koncern i USA, vi alle kender navnet på. I 9 stive timer nøjedes vores direktør med at lytte og spørge ind til det der blev talt om, og først i de sidste få minutter konkluderede han, hvad essensen af det han havde hørt var, og forslog i tre sætninger, hvad de kunne gå videre med. 

Hvem tror du kunne huske, hvad der blev sagt, efter det 9 timers seminar: De deltagere der havde plapret uafbrudt, eller direktøren der brugte tre sætninger? Hvis hans medarbejdere havde kunnet fatte sig lige så kort i deres fremlæggelse, kunne mødetiden være skåret betydeligt ned i tid.

TRÆF BEDRE BESLUTNINGER 

Fordi vores hjerne ikke effektivt kan skifte mellem forskellige emner, fordi vi ikke kan holde koncentration særligt længe, og fordi vi taler for meget og for længe, er det faktisk bedre at holde flere korte møder end timelange møder. Det tvinger også mødedeltagere til at fatte sig i korthed, (og forberede sig bedre til mødet), og forbedrer vores evne til at konsekvensberegne – og træffe de rigtige beslutninger: Rigtige beslutninger hænger som regel sammen med evnen til at forudsige, hvilke konsekvenser de kan have.

GÅ PROFESSIONELT IGANG MED BEDRE MØDER

Kontakt Vibeke Hartkorn Kommunikation, hvis du ønsker at få tilsendt vores – gratis – guide til god mødekultur, eller høre mere om hvordan vi udvikler gode møder i organisationer. Vi samarbejder også med den dansk-amerikanske Silicon Valley start up Happioh.com, som styrker større virksomheder med nyskabende digitale programmer til god mødeledelse. Vil du hjælpe din arbejdsplads til at undgå mødetræthed og opnå mere energi og bedre beslutninger?